Biała lista VAT, sprawdzenie rachunku i NIP kontrahenta
Biała lista VAT to publiczny wykaz podatników VAT, w którym sprawdzisz, czy rachunek kontrahenta jest przypisany do jego NIP. Narzędzie robi to za Ciebie przed każdym przelewem, a w pliku do banku zostawia czytelny status rachunku.
Co to jest sprawdzenie rachunku na białej liście
Sprawdzenie rachunku na białej liście VAT to porównanie numeru rachunku i NIP kontrahenta z publicznym wykazem podatników. Jeśli rachunek jest w wykazie, możesz płacić spokojnie. Jeśli go tam nie ma, a faktura przekracza 15 000 zł, przelew grozi utratą kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialnością za podatek sprzedawcy.
Jak użyć sprawdzenia rachunku
Narzędzie ma trzy pola. Wypełniasz je tak samo, jak robiłaby to księgowa przed zleceniem przelewu.
- Numer rachunku kontrahenta
- NIP kontrahenta
- Data płatności
Numer rachunku wpisujesz z faktury w 26 cyfrach, z odstępami albo bez. NIP to dziesięć cyfr sprzedawcy. Datę płatności podajesz, bo wykaz jest sprawdzany na wskazany dzień, a rachunek mógł zostać dodany albo usunięty już po wystawieniu faktury.
Jak czytać wynik sprawdzenia
Wynik dla pojedynczego rachunku ma jeden z dwóch statusów. Rachunek znaleziony w wykazie oznacza, że jest przypisany do podanego NIP i płatność nie budzi uwag. Rachunek niezgodny albo nieznaleziony oznacza, że przed przelewem warto wyjaśnić go ze sprzedawcą i poprosić o potwierdzenie rachunku.
Sam status nie zastępuje decyzji księgowej. Pokazuje, na którą fakturę trzeba spojrzeć ponownie, zanim pieniądze wyjdą z konta.
Kiedy kontrola rachunku jest obowiązkowa w praktyce
Przelew powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu naraża firmę na utratę kosztu podatkowego i odpowiedzialność solidarną z dostawcą za jego VAT. Dlatego kontrolę warto robić dla każdej faktury zakupowej, a nie tylko dla tych dużych. Jedna pomyłka w numerze rachunku kosztuje więcej niż cały miesiąc sprawdzania.
Szczegółowy opis zasad znajdziesz we wpisie biała lista i próg 15 000 zł. Gdy musisz sprawdzać rachunki z poziomu własnego systemu, opisaliśmy to na stronie biała lista API.
Od pojedynczego sprawdzenia do całej paczki przelewów
Ręczne sprawdzanie jednego rachunku wystarcza przy jednej fakturze. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset robi się z tego cały dzień pracy. W PrzelewyBlyskawiczne wczytujesz faktury z KSeF, PDF albo Excela, a każdy rachunek jest sprawdzany automatycznie przy tworzeniu pliku do banku.
Wynik trafia do tabeli przelewów jako status przy każdym odbiorcy, obok oznaczenia MPP i numeru KSeF w tytule. Więcej o samej kontroli kontrahentów przeczytasz na stronie weryfikacja kontrahentów. Plany Firma i Biuro i Grupa dodają ślad weryfikacji białej listy do kontroli.
Najczęstsze pytania
Czy biała lista VAT jest obowiązkowa
Sprawdzanie rachunku nie jest samo w sobie obowiązkiem, ale przelew powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu grozi utratą kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialnością. Dlatego firmy sprawdzają rachunki przed każdą płatnością.
Czy narzędzie wykonuje przelew
Nie. Narzędzie sprawdza rachunek, a plik do banku wczytujesz we własnej bankowości i sam autoryzujesz przelewy. Nie mamy dostępu do Twojego konta.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na białej liście
Poproś sprzedawcę o potwierdzenie rachunku i skonsultuj dalsze kroki z księgową przed zleceniem przelewu. Do czasu wyjaśnienia nie płać dużej kwoty na ten rachunek.
Czy sprawdzenie dotyczy też rachunków z faktur w PDF
Tak. Rachunek odczytany z KSeF, PDF z warstwą tekstową albo Excela jest sprawdzany tak samo jak wpisany ręcznie.
Zobacz także
Przejdź od wiedzy do gotowego pliku
Zobacz, jak wygląda gotowy plik do banku na własnych fakturach. Wybierz faktury testowe albo wczytaj swoje pliki, wskaż bank i datę płatności, a po minucie masz tabelę przelewów. Przygotuj przelewy bez rejestracji i bez wdrożenia.