OCR faktur i odczyt PDF bez przepisywania do banku
OCR faktur w PrzelewyBlyskawiczne zaczyna się od prostego rozróżnienia: faktura w PDF z warstwą tekstową jest czytana regułami, bez zgadywania, a skan wymaga konta. Z każdej wczytanej faktury odczytujemy odbiorcę przelewu, numer rachunku, kwotę, termin i numer faktury, a potem pokazujemy wynik w tabeli do sprawdzenia.
Odczyt PDF z warstwą tekstową
Większość faktur z programów do fakturowania to PDF, w którym tekst da się zaznaczyć myszką. Taki plik zawiera dane jako tekst, więc odczytujemy go regułami: szukamy numeru faktury, NIP, rachunku, kwoty brutto i terminu zapłaty w miejscach, gdzie zwykle się znajdują. To działa także w demo na stronie głównej.
Skany tylko na koncie
Skan albo zdjęcie faktury nie ma warstwy tekstowej, więc wymaga rozpoznawania obrazu. Taki odczyt jest dostępny po założeniu konta i liczy się do limitu faktur w planie. W demo wczytujesz pliki XML z KSeF, PDF z tekstem oraz Excel.
| Rodzaj pliku | Jak go czytamy | Gdzie |
|---|---|---|
| XML z KSeF | Odczyt pól struktury faktury | Demo i konto |
| PDF z warstwą tekstową | Odczyt tekstu i reguły | Demo i konto |
| Excel | Odczyt kolumn z tabeli | Demo i konto |
| Skan lub zdjęcie PDF | Rozpoznawanie obrazu | Tylko konto |
Program OCR do faktur z kontrolą wyniku
Każdy odczyt trafia do tabeli, w której porównujesz dane z fakturą, zanim cokolwiek trafi do banku. Pole, którego nie udało się odczytać pewnie, zostaje puste i wymaga Twojej uwagi, zamiast być uzupełnione domysłem. Odczytany rachunek jest od razu sprawdzany w wykazie podatników, więc literówka w numerze wychodzi na wierzch przed przelewem.
Od odczytu do paczki przelewów
Odczytane faktury przechodzą te same kontrole co faktury z KSeF: biała lista, oznaczenie MPP i tytuł przelewu. Na końcu pobierasz paczkę przelewów w formacie obsługiwanym przez Twój bank. Jeśli firma dostaje faktury głównie w KSeF, sprawdź też stronę o odbieraniu faktur z KSeF, bo XML jest dokładniejszy niż jakikolwiek PDF.
Dla faktur z KSeF numer w tytule dodajemy sami, a dla PDF dopisujemy numer faktury. Zasady opisaliśmy w części o numerze KSeF w przelewie.
Kiedy odczyt faktur robi różnicę
- Dostawcy wysyłają faktury mailem jako PDF, a nie w KSeF.
- Faktura przychodzi jako arkusz Excel z listą pozycji.
- Księgowa przepisuje kilkadziesiąt rachunków tygodniowo.
- Chcesz odciążyć obieg: po odczycie faktury idą do obiegu faktur razem z kontrolą kontrahenta.
Najczęstsze pytania
Czy OCR faktur działa w demo?
W demo działa odczyt PDF z warstwą tekstową, XML z KSeF i Excela. Skany i zdjęcia faktur wymagają konta.
Skąd wiem, że kwota i rachunek zostały odczytane dobrze?
Odczyt trafia do tabeli, w której widzisz odbiorcę, rachunek, kwotę i tytuł obok siebie. Pole, którego nie udało się odczytać, jest puste i czeka na Twoją decyzję.
Czy dane z faktur w demo są zapisywane?
Nie. W demo dane faktur nie są zapisywane. Na koncie zapisujemy faktury, żeby zespół miał do nich dostęp i historię kontroli.
Czy skan faktury zużywa limit planu?
Tak, każda wczytana faktura liczy się do limitu faktur miesięcznie: 100 w planie Start, 500 w planie Firma i 3 000 w planie Biuro i Grupa.
Wczytaj fakturę PDF
Wrzuć fakturę z tekstem albo użyj faktur testowych i zobacz tabelę przelewów po minucie.