Elektroniczny obieg faktur kosztowych od odbioru do przelewu
Elektroniczny obieg faktur w PrzelewyBlyskawiczne oznacza, że faktura zakupowa przechodzi całą drogę w jednym miejscu: odczyt, akceptacja, harmonogram i plik przelewów do banku. W planie Firma żadna faktura nie trafia do paczki, dopóki osoba z uprawnieniem jej nie zaakceptuje. Koniec z teczkami, wątkami mailowymi i pytaniem, czy ta faktura jest już opłacona.
Obieg faktur kosztowych w jednym widoku
Faktura wpada do narzędzia z KSeF, z pliku PDF albo z Excela i od razu dostaje status. Każdy kolejny krok zmienia status, więc główna księgowa widzi, co czeka na decyzję, co jest zaplanowane na dany dzień, a co trafiło do pliku dla banku. Nikt nie szuka faktury w skrzynce pocztowej, bo cała kolejka jest w jednej tabeli.
| Etap | Co się dzieje | Gdzie dostępne |
|---|---|---|
| Odbiór | Odczyt faktury z KSeF, PDF albo Excela | Wszystkie plany |
| Kontrola | Biała lista, MPP, numer KSeF w tytule | Wszystkie plany |
| Akceptacja | Osoba z uprawnieniem zatwierdza fakturę do zapłaty | Firma oraz Biuro i Grupa |
| Harmonogram | Termin płatności przypisany do faktury | Firma oraz Biuro i Grupa |
| Plik do banku | Paczka zaakceptowanych przelewów | Wszystkie plany |
Akceptacja faktur przed płatnością
W planie Firma do pliku trafiają tylko faktury zaakceptowane. Właściciel albo dyrektor finansowy zatwierdza koszty, a księgowa przygotowuje przelewy z tego, co zostało zatwierdzone. Dzięki temu pomyłkowa faktura, duplikat albo koszt, którego nikt nie zamawiał, nie wychodzi z firmy razem z paczką.
- Faktura czeka na decyzję, aż ktoś ją zaakceptuje.
- Do pliku do banku wchodzą wyłącznie pozycje zaakceptowane.
- Plan Firma obsługuje pięciu użytkowników i 3 NIP-y, więc akceptuje ktoś inny niż osoba przygotowująca przelewy.
Harmonogram płatności z terminami
Każda zaakceptowana faktura ma termin zapłaty. Harmonogram zbiera je w kalendarz, więc paczkę na piątek składasz z pozycji, które w piątek naprawdę są wymagalne, a nie z całego stosu faktur. Ten sam harmonogram pomaga uniknąć przeterminowania i zapłaty tydzień za wcześnie.
Przy wielu fakturach do jednego dostawcy warto połączyć je w jedną płatność. Jak to zrobić z identyfikatorem zbiorczym, opisujemy na stronie numer KSeF w przelewie i w poradniku identyfikator zbiorczy KSeF.
System obiegu faktur z kontrolą kontrahenta
Przy akceptacji faktury widać wynik sprawdzenia rachunku w wykazie podatników. Plan Firma zachowuje ślad weryfikacji białej listy do kontroli, więc po latach wiesz, co sprawdzono i kiedy. Więcej o tym w opisie weryfikacji kontrahentów.
Duże firmy i biura potrzebują dodatkowo ról i uprawnień oraz logowania firmowego SSO. Są w planie Biuro i Grupa, którego szczegóły znajdziesz w cenniku. Małej firmie wystarczy prosty schemat opisany w poradniku obieg faktury kosztowej w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Czy akceptacja faktur jest w każdym planie?
Akceptacja faktur przed płatnością i harmonogram płatności z terminami są w planie Firma oraz w planie Biuro i Grupa. Plan Start przygotowuje plik z wczytanych faktur bez kroku akceptacji.
Czy narzędzie samo płaci zaakceptowane faktury?
Nie. Z zaakceptowanych faktur powstaje paczka przelewów, którą wczytujesz w swoim banku i sam autoryzujesz. Nie mamy dostępu do konta.
Czy faktury z KSeF trafiają do obiegu same?
W planie Firma pobieramy faktury z KSeF co godzinę, więc nowa faktura zakupowa pojawia się w kolejce bez ręcznego wgrywania. Opis odbioru znajdziesz w faktury zakupowe z KSeF.
Czy usunięcie faktury oddaje limit planu?
Nie. Limit faktur miesięcznie to zużycie w okresie rozliczeniowym i usunięcie faktury go nie zwiększa.
Zobacz obieg faktur na swoich plikach
Wczytaj faktury testowe albo własne pliki i sprawdź, jak wygląda kolejka do zapłaty.