Pobranie faktury kosztowej z KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur faktura zakupowa jest dostępna dla nabywcy od chwili, gdy sprzedawca ją tam przekaże. Dokument ma strukturę XML i otrzymuje numer KSeF, który identyfikuje go w systemie. Numer składa się z 35 znaków i to on jest kluczem do wszystkiego, co dzieje się dalej.
Pobierać faktury możesz ręcznie albo okresowo przez dostęp, który firma nadaje wybranej aplikacji. Przy niewielkiej liczbie dokumentów ręczne pobranie wystarcza, przy kilkuset w miesiącu lepiej pobierać regularnie, na przykład co godzinę. W planie Firma pobieranie z KSeF odbywa się właśnie w takim rytmie. Szersze omówienie znajdziesz na stronach faktury zakupowe z KSeF oraz odbieranie faktur z KSeF.
Co sprawdzić po pobraniu
Po pobraniu otwórz fakturę w czytelnym widoku i porównaj z zamówieniem albo umową. Zwróć uwagę na pięć rzeczy:
- dane nabywcy, czyli NIP i nazwę firmy,
- kwoty netto, VAT i brutto oraz walutę,
- termin płatności i formę zapłaty,
- numer rachunku bankowego sprzedawcy,
- adnotację dotyczącą mechanizmu podzielonej płatności, jeśli występuje.
Błąd na fakturze zgłaszasz dostawcy, zanim opłacisz dokument, bo korekta po zapłacie oznacza dodatkowe rozliczenia. Jeśli dostawca wystawi fakturę korygującą, nowy dokument także trafi do KSeF, więc pobieraj faktury regularnie i porównuj kwoty z pierwotną fakturą, zanim zlecisz przelew. Dzięki temu nie zapłacisz kwoty, która za chwilę zostanie skorygowana, i nie będziesz musiał jej odzyskiwać.
Opis i akceptacja przed płatnością
Faktura z KSeF jest gotowa do księgowania, ale nie jest jeszcze gotowa do zapłaty. Ktoś w firmie powinien potwierdzić, że wydatek jest zasadny, i przypisać go do kosztu. Przy większej liczbie dokumentów zaakceptowane faktury odróżniają się od oczekujących, dzięki czemu paczka przelewów zawiera tylko to, co zatwierdzono.
Szczegółowy porządek obiegu w małej firmie opisujemy we wpisie obieg faktury kosztowej w małej firmie. Tutaj zatrzymujemy się na tym, co dzieje się bezpośrednio przed przelewem.
Kontrola rachunku sprzedawcy
Rachunek z faktury sprawdź w publicznym wykazie podatników VAT, w dniu przygotowania płatności. Przy fakturach powyżej 15 000 zł płatność na rachunek spoza wykazu może odebrać prawo do kosztu podatkowego i narazić Cię na solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy. Z tego powodu wynik sprawdzenia zachowujesz razem z fakturą.
Jeśli rachunek jest w wykazie, możesz płacić. Jeśli go brakuje, skontaktuj się ze sprzedawcą i poproś o wyjaśnienie na piśmie. Zasady opisujemy we wpisie biała lista i próg 15 000 zł.
Tytuł przelewu z numerem KSeF i MPP
Od 1 stycznia 2027 przy płatności za faktury z KSeF między czynnymi podatnikami VAT w tytule przelewu ma się znaleźć numer KSeF faktury. Wynika to z art. 108g ustawy o VAT. Numer jest długi i składa się z liter, cyfr i kresek, więc ręczne przepisywanie bywa źródłem pomyłek. Sprawdź u księgowej, jak dotyczy to Twojej firmy, bo przepisy mają swoje wyjątki, których tutaj nie rozwijamy.
Praktyczna rada jest prosta: numer kopiuj z faktury, nie przepisuj. Przy wielu płatnościach najlepiej, gdy numer trafia do tytułu automatycznie, razem z kwotą i rachunkiem. Zasadę opisujemy na stronie numer KSeF w przelewie.
Jeśli faktura wymaga MPP, zapłata kwoty brutto dzieli się na część netto i część VAT, które trafiają na odpowiednie rachunki sprzedawcy. W praktyce w przelewie oznaczasz płatność jako podzieloną, a bank prosi o kwoty VAT i netto oraz numer faktury. O szczegółach prawnych decyduje charakter transakcji, więc przy wątpliwościach pytaj księgowej. Ogólny opis mechanizmu znajdziesz we wpisie mechanizm podzielonej płatności.
Dobrze jest też pilnować terminów. Faktura z KSeF nie ma osobnego terminu płatności ponad ten, który ustalono z dostawcą, więc liczy się data z dokumentu lub umowy. Przy dłuższych terminach łatwo zapomnieć o fakturze pobranej wcześniej, dlatego harmonogram z datami zapłaty, ułożony od najbliższego terminu, jest prostszą kontrolą niż pamięć. Płatności przeterminowane wskaż na początku listy, żeby trafiły do najbliższej paczki.
Plik do banku i autoryzacja
Gdy faktury są zatwierdzone, rachunki sprawdzone, a tytuły gotowe, zbierasz przelewy w paczkę i wczytujesz ją w banku. To krok, w którym pieniądze naprawdę wychodzą z konta, więc decyzja i autoryzacja zostają po Twojej stronie. Po zatwierdzeniu zapisz potwierdzenie przy fakturze. Dzięki temu przy kontroli lub pytaniu dostawcy o zapłatę znajdziesz w jednym miejscu fakturę z numerem KSeF, wynik sprawdzenia rachunku i dowód wykonania przelewu. Przy większych firmach warto też ustalić stały dzień paczki, na przykład dwa razy w tygodniu, żeby dostawcy wiedzieli, kiedy mogą spodziewać się zapłaty.
